Работа с почтой

При открытии локации каждая команда получает свой именной корпоративный почтовый ящик на mail.yandex.ru, например: severnoetushino@5verst.ru или orenburgnaberezhnaya@5verst.ru.

Доступ (логин и пароль) руководитель мероприятия получает от Амбассадора. Если забыли пароль — это тоже к нему 🙂 Доступом можно и нужно делиться с другими организаторами в команде. Не замыкайте эту задачу на себе, делегируйте.

Почта — один из способов связи участников с командой мероприятия. Адрес почты указан на странице мероприятия на сайте — внизу каждой странички, а также в письмах с результатами. 

Важно: почту парка необходимо проверять минимум раз в неделю!

Основные запросы на почту мероприятия:

1. Некорректные результаты. Обязательно проверяйте почту по субботам — в письме с результатами указано, что можно связаться с командой в случае ошибки. Волонтёры на секундомере порой ошибаются, а для участника может быть важно его время до секунды. Однако, помните, что мы не соревнование и не берём деньги за участие, поэтому не стоит сильно расстраиваться, если что-то пошло не так, а если участник сильно недоволен, предложите ему придти в следующую субботу в качестве волонтёра и показать мастер-класс по работе с оборудованием 🙂
   Совет: при возникновении спорных ситуаций со временем участника просите предоставить трек пробежки из спортивных часов.
2. Запись в волонтёры. Не все участники пользуются месседжерами и соц.сетями. Письмо по электронной почте — одна из возможностей записаться в команду волонтёров вашего мероприятия. Вы удивитесь, но там действительно могут быть подобные запросы, правда-правда, мы не шутим 🙂
3. Опечатка на сайте. Внимательные участники могут обнаружить опечатку (например, неправильно указанный маршрут автобуса в описании трассы). Поблагодарите участника за внимательность и направьте просьбу о внесении изменений на сайт вашему амбассадору или на eventsupport@5verst.ru.
4. Любые другие вопросы: участники могут уточнять, где лучше припарковаться, где найти фотографии с позапрошлой субботы, планируете ли вы праздничное мероприятие на новый год и многое другое.
   Проверяйте почту мероприятия регулярно и оставайтесь на связи с участниками!
5. На почту может прийти официальное письмо от администрации, или запросы от местных жителей, они не всегда касаются вас напрямую, но для сохранения имиджа мероприятия лучше вежливо на них ответить. Например, одному парка пришло письмо с просьбой повлиять на выброс сточных вод с соседнего завода, конечно, это вне пределов нашей компетенции, однако, пара вежливых строчек адресанту не сильно вас затруднит, но оставит приятное впечатление.

У каждого парка есть свой амбассадор, с которым можно пообщаться удобным способом. Однако, некоторые заявки в штаб амбассадоров требуют учёта в системе задач и направляются на почту eventsupport@5verst.ru с почты мероприятия. 

Пожалуйста, направляйте задачи именно с почты мероприятия, а не с личной почты. Во-первых, так вся команда будет в курсе статуса задачи и сможет оперативно её подхватить (например, вы без связи, а амбассадор уточняет размеры баннера для создания макета). Во-вторых, команда амбассадоров сразу увидит, от кого пришла задача и оперативно распределит её нужному исполнителю, не тратя время на уточнения.

Популярные запросы на почту eventsupport@5verst.ru:

1. Получение доступа в NRMS.
2. Создание дизайн-макета для размещения таблички в парке.
3. Согласование использования бюджета мероприятия на покупку дополнительного оборудования или угощений к празднику.
4. Обновление фотографии на странице мероприятия на сайте 5verst.ru.
5. Обновление текста на странице “О трассе” на сайте.
6. Вы можете написать в поддержку и по любым другим вопросам, если вам нужна помощь — не стесняйтесь 🙂

Остались вопросы? Напишите нам на eventsupport@5verst.ru или обратитесь к своему амбассадору поддержки.